Besucherverwaltung optimieren und Ausweise automatisiert ausgeben - KEMAS

Intelligentes Besuchermanagement

Wichtiger Bestandteil in jedem Unternehmen ist die Kontaktpflege zu Geschäfts- und Kooperationspartnern wie auch die Zusammenarbeit mit Dienstleistern, die ausgelagerte Tätigkeiten des Unternehmens übernehmen. Dienstleister und Besucher bilden neben Ihren eigenen Mitarbeitern sozusagen zwei weitere Personengruppen, die regelmäßig oder auch nur in großen zeitlichen Abständen Ihr Unternehmen heimsuchen. Unabhängig vom Anlass des Besuches ist es wichtig, dass sich Ihre Gäste willkommen fühlen.

Als Verantwortlicher wissen Sie, dass die notwendige organisatorische Vorbereitung der Besuche nicht zu unterschätzen ist. Ihre Mitarbeiter am Empfang nehmen Besuchstermine entgegen, stimmen den Terminplan mit dem zu Besuchenden ab und buchen Räumlichkeiten für den Termin. Ebenso sollte der Besucher als Gast Ihres Unternehmens erkennbar sein. Neben einem entsprechenden Gästeausweis ist auch zu beachten, dass Besucher nur zu bestimmten Teilen des Unternehmens Zutritt haben und Dienstleister gegebenenfalls sogar entsprechende Arbeitsmittel benötigen. Neben der Organisation ist die nachvollziehbare Dokumentation aller Aktivitäten, die mit dem Empfang von Besuchern zusammenhängt, nicht nur zeitaufwendig sondern erfordert auch ein Auge fürs Detail. Suchen Sie nach einer Möglichkeit, Ihr Personal von Routine- und Dokumentationsaufgaben zu entlasten? Gerne besprechen wir mit Ihnen Ihre individuellen Anforderungen!

Besuchermanagement: die elektronische Rezeption begrüßt Besucher und Dienstleister und ist zentraler Anlaufpunkt.

Kennen Sie diese Herausforderungen:

  • Wie kann die Besucher- und Terminplanung organisiert und optimiert werden?
  • Das Personal von Verwaltung, Empfang und Werkschutz soll von Routine- und Dokumentationsaufgaben entlastet werden. Wie können wir das unterstützen?
  • Die Werkstore sind nicht dauerhaft besetzt, sollen aber auch außerhalb der Geschäftszeiten für Dienstleister zugänglich sein. Wie kann ein permanenter "Ansprechpartner" gewährleistet werden?

Besucheranmeldung online

Besucheranmeldung: nach Anmeldung im Online-Portal wird der Besuch oder Termin per E-Mail automatisch bestätigt.

Neben der Selbstanmeldung direkt an der elektronischen Rezeption können sich Ihre Besucher über ein Online-Portal anmelden. Sie geben ihre Kontaktdaten sowie weitere wichtige Daten zu Datum, Zeit, Ort, Anlass und den zu Besuchenden an und schicken das Formular ab. Die Übermittlung der Daten an das KEMAS-System erfolgt über eine Schnittstelle. Der Besucher erhält eine Bestätigungsmail mit TAN oder QR-Code, welcher die entsprechenden Zutrittsberechtigungen beinhaltet. Am Tag des Besuchs meldet sich der Besucher mit diesem Identitäts-Token an der elektronischen Rezeption an. Zeitgleich erhält der zu Besuchende eine Info, dass sein Besuch vor Ort ist.

Ausgabe von Besucherausweisen

Ausweisausgabe: nach Identifikation am Automaten entnimmt der Besucher den Ausweis.

Nach Anmeldung an der Elektronischen Rezeption akzeptiert der Besucher Ihre Sicherheits- und Verhaltensrichtlinien. Daraufhin wird der temporär gültige Besucherausweis ausgegeben. Dieser enthält für den Besuchszeitraum nur die Zutrittsberechtigungen für die für ihn notwendigen Gebäudeteile. Im Falle Ihr Unternehmen sieht es vor, dass bestimmte Gegenstände (z.B. Kameras, Handys, Taschen) abgegeben werden müssen, werden diese zur sicheren und nachvollziehbaren Aufbewahrung in der elektronischen Rezeption bis zum Besuchsende deponiert.

Zutritt für Dienstleister rund um die Uhr

SB-Automat für Dienstleister: Schlüssel und andere Arbeitsmittel werden für Dienstleister im Automaten hinterlegt.

Die Übergabe der für Ihre Dienstleister benötigten Zutrittsmedien sowie Arbeitsmittel muss effizient organisiert sein. Die elektronische Rezeption als Selbstbedienungsautomat dient dabei als zentraler Anlaufpunkt – auch außerhalb der Geschäftszeiten! Im KEMAS-System sind die Schlüssel oder Zutrittsmedien einem Depot eindeutig zugeordnet. Sie können von mehreren zugriffsberechtigten Personen oder Personengruppen mit dem entsprechenden Identitäts-Token entnommen werden. Natürlich kann auch eine einzelne Person Berechtigungen für mehrere Schlüssel erhalten. Entsprechend der Arbeits- oder Schichtpläne legen Sie Zeitfenster fest, in denen die Zutrittsmedien entnehmbar sind. Wird ein Schlüssel nicht rechtzeitig zurückgebracht, kann eine Erinnerungs- oder auch Alarmmeldung abgesetzt werden.

Schauen Sie doch mal rein!

Ihr Nutzen:

  • Optimierte Besucher- und Terminplanung
  • Einfache und schnelle Übersicht aller externen Personen
  • Reibungsloser und kontrollierter Zutritt zum und innerhalb des Unternehmens
  • Entlastung des Empfangspersonals von Routinetätigkeiten
  • Automatisierte Aus- und Rückgabe von Zutrittsmedien (z.B. Schlüssel oder Ausweise)
  • Zugangsregelung für nicht besetzte Werkseingänge auch außerhalb der Betriebszeiten
  • Transparente Übergabeprozesse durch lückenlose Dokumentation

Unsere Lösung wird in folgenden Branchen bereits eingesetzt:

Ihr Ansprechpartner

Monika Neuber
Leiterin Vertrieb Innendienst
  • +49 3723 6944-15
  • +49 3723 6944-44
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Und so funktioniert es:

Besuchermanagement Workflow: Anmeldung, Bestätigung per E-Mail, Identifikation, Entnahme und Rückgabe, Anwesenheitsliste

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