Poolfahrzeuge optimal disponieren und Mobilität gewährleisten - KEMAS

Fahrzeugpools verwalten und Auslastung optimieren

Viele Unternehmen sind zur Leistungserbringung auch auf Fahrzeuge angewiesen – u.a. im Vertrieb, im Service oder auch in der Logistik. Ihre Aufgabe als Fuhrpark- und Mobilitätsmanager ist es, den Fahrzeugpool so effektiv und effizient wie möglich zu bewirtschaften, zu verwalten, zu organisieren und letztlich zu optimieren. Dabei müssen Sie gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter genau dann mobil sind, wenn es erforderlich ist und im Einklang mit den Vorgaben der Car Policy Ihres Unternehmens. Das ist keine leichte Aufgabe und die Herausforderung wächst mit Fuhrparkgröße und Mitarbeiteranzahl.

Neben der Beschaffung und dem Sicherstellen der Einsatzbereitschaft der Fahrzeuge braucht es eine durchdachte Organisation. Das Aufgabenspektrum im Fuhrpark ist daher sehr umfangreich. Sie nehmen Reservierungen für Dienstfahrten entgegen und disponieren die Fahrzeuge nach bestimmten Kriterien, um für eine gleichmäßige Auslastung zu sorgen. Ebenso kümmern Sie und Ihre Kollegen sich um die Ausgabe und Rücknahme der Fahrzeugschlüssel. Sie dokumentieren, wer die Poolfahrzeuge tatsächlich in Nutzung hatte und ob sie nach Rückgabe in die Werkstatt oder zu einem anderen Fuhrparkdienstleister gebracht werden müssen. Möchten Sie gerne die zeitaufwändige Organisation optimieren und dadurch Prozesskosten einsparen? Dann kommen Sie mit uns ins Gespräch!

Fahrzeugübergabe: Am SB-Automaten können Fahrzeugschlüssel übergeben, Fahrzeuge aber auch direkt gebucht und disponiert werden.

Kennen Sie diese Herausforderungen?

  • Wie kann eine optimale Disposition sichergestellt werden, so dass alle Fahrzeuge bestmöglich ausgelastet sind?
  • Wie erfolgt der Nachweis, wer wann welches Fahrzeug genutzt hat?
  • Wie können Schäden rückverfolgt werden? 
  • Wie kann die Ausgabe von Fahrzeugschlüsseln, Fahrzeugpapieren und anderen Ressourcen auch außerhalb der Betriebszeiten gewährleistet werden?

Mobilität buchen

Fahrzeugreservierung: Fahrzeuge werden nach verschiedensten Kriterien gebucht.

Die Erfassung des Mobilitätsbedarfs erfolgt über eine Reservierungsplattform online oder im Intranet. Nach der Erstregistrierung können alle berechtigten Mitarbeiter darüber ein Fahrzeug vom Arbeitsplatz aus oder mobil reservieren. Direkt am SB-Automaten ist das auch möglich. Es kann nach verschiedenen Kriterien Mobilität gebucht werden. Dazu gehören u.a. Buchungszeitraum, Fahrtzweck, Fahrtziel, Fahrzeugtyp und Ausstattungsoptionen. Für regelmäßig wiederkehrende Fahrten lassen sich Serientermine einstellen. Unsere Lösung ermöglicht zudem, Fahrten zwischen verschiedenen Firmenstandorten zu berücksichtigen. Alle Fahrzeugstammdaten, die für die Verwaltung und Disposition der Poolfahrzeuge notwendig sind, werden standardmäßig aus einem vorhandenen System übernommen .

Disposition ist das A und O

Fahrzeugdisposition: Fahrzeuge werden automatisch nach verschiedenen Kriterien disponiert.

Auf die Reservierungsanfrage erhält Ihr Mitarbeiter eine Reservierungsbestätigung per E-Mail oder SMS – entweder für Mobilität oder bereits für ein konkretes Poolfahrzeug. Die Disposition kann einerseits durch Ihren Disponenten manuell durchgeführt werden. Andererseits ermöglicht die Software-Applikation carpool NET eine automatische Disposition. Für die bestmögliche Auslastung des Fuhrparks kann das System u.a. nach Laufleistung, Fahrzeuggruppe, Fahrtzweck, Führerscheinklassen Leasinglaufzeit oder auch CO2-Ausstoß disponieren. Die Konfiguration der Optimierungskriterien ist kundenspezifisch. Die Zuordnung der Fahrzeuge kann wahlweise auch erst kurz vor Abholung des Fahrzeugschlüssels erfolgen. Im Reservierungskalender ist die Auslastung der Fahrzeugnutzung für Sie graphisch übersichtlich dargestellt.

Schlüsselausgabe am SB-Automaten

Fahrzeugschlüsselentnahme: Am Automaten wird der Fahrzeugschlüssel entnommen und wieder zurück gegeben.

Die Aus- und Rückgabe der Fahrzeugschlüssel wird über die personalfreien Übergabeautomaten von KEMAS abgewickelt. Zum vereinbarten Buchungsbeginn identifiziert sich der Mitarbeiter am SB-Automaten und entnimmt den Fahrzeugschlüssel. Auch Fahrzeugpapiere und Navigationssysteme können hinterlegt werden. Bei Rückgabe erfolgt direkt am Terminal eine Schadenabfrage. Bei fahruntüchtigen Fahrzeugen erhält Ihr Dienstleister eine Benachrichtigung, denn schnelle Reaktionszeiten gewährleisten die Einsatzbereitschaft der Fahrzeuge. Am SB-Automaten wird der Fahrzeugschlüssel ausgelöst und das Fahrzeug auf diesem Wege auch wieder dem Fuhrpark zugeführt.

Hochverfügbarkeit gewährleisten

Ihr Ziel ist die Gewährleistung von Mobilität. Deshalb werden überfällige Buchungen nach einer bestimmten Zeit wieder storniert und die Fahrzeuge dem Fahrzeugpool wieder zur Verfügung gestellt. Fällt hingegen ein bereits disponiertes Fahrzeug vor Buchungsantritt unerwartet durch Schaden oder verspätete Rückgabe aus, wird automatisch umgebucht. Natürlich kann es auch vorkommen, dass Ihr kompletter Fahrzeugpool zu Spitzenzeiten ausgebucht ist.  Was dann? Über eine Schnittstelle gehen die Buchungsanfragen Ihrer Mitarbeiter automatisch an einen Mietwagenanbieter, der die Mietfahrzeuge über den SB-Automaten zeitweise Ihrem Fahrzeugpool zuführt.

Dashboard für Prozesssteuerung

Dashboard: Kennzahlen auf einen Blick durch graphisch aufbereitete Fahrzeug- und Nutzungsdaten.

Neben elektronischem Protokoll und individuell erstellbaren Reports geben wir Ihnen als weiteres Steuerungstool noch ein Dashboard an die Hand. Damit erhalten Sie einen noch schnelleren Überblick über relevante Fuhrparkdaten. Durch die visuelle und historisierte Aufbereitung der Nutzungs- und Fahrzeugdaten erhalten Sie auf einen Blick Informationen zu Fahrzeugbestand, Auslastungsgrad Ihres Fahrzeugpools nach verschiedenen Kriterien sowie Schaden- und Servicehistorie. Sie bestimmen selbst, welche Kennzahlen in Ihrem Dashboard angezeigt werden sollen.

Vernetzter Fuhrpark

In Fuhrparks existieren meist mehrere Mobilitätssysteme nebeneinander, die in Kombination zu einer ganzheitlichen Lösung werden – und KEMAS Carpooling ist ein Teil davon. Durch die projektbezogene Kopplung mit anderen Systemen, wie z.B. Reservierungssoftware (z.B. Citric), Elektromobilität, Travel Management, Telematik, kaufmännische Fuhrparksoftware und Abrechnungssoftware (z.B. AirPlus, SAP), Mietwagenbuchung, Reparatur- und Wartungsservice, werden Medienbrüche vermieden und Informationslücken geschlossen. Prozesskosten werden eingespart. Diese Integrationsfähigkeit der  KEMAS-Systemlösung erhöht somit die Flexibilität für eine individuelle Lösung. Software und SB-Automat von KEMAS sind daher eine Informationsdrehscheibe innerhalb des Fuhrparks und wichtiger Garant für Mobilität.

Ihr Nutzen:

  • Permanenter Überblick über Verfügbarkeit und Auslastung der Poolfahrzeuge
  • Verbesserte Fahrzeugauslastung und langfristige Kostensenkung
  • Reduzierung des Dispositionsaufwands durch automatisierte Reservierung und Disposition
  • Personalfreie Übergabe der Fahrzeugschlüssel und anderer Ressourcen
  • Dashboard für Fuhrparkkennzahlen auf einen Blick
  • Elektronisches Fahrtenbuch
  • Optimierung des Fuhrparks

Schauen Sie doch mal rein!

Unsere Lösung wird in folgenden Branchen bereits eingesetzt:

Ihr Ansprechpartner

Peter Vogel
Senior Sales Manager
Gebiet SÜD
Key Account: Lösungen MOBILITY
  • +49 3723 6944-44
  • +49 173 6254784

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Wir beraten Sie gern!

Bevor wir Ihnen eine Lösung anbieten können, müssen zuerst Ihre Anforderungen und Erwartungen klar definiert sein. Wir setzen uns mit Ihnen zusammen und besprechen genau diese Punkte, denn unsere Expertise basiert auf den vielen bereits umgesetzten Mobilitätsprojekten - von einfachen bis komplexen Mobilitätslösungen!

Und so funktioniert es:

Corporate Carsharing Workflow: Fahrzeugreservierung, Disposition, Übergabe, Erhebung Nutzungsdaten, Fuhrparkoptimierung

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